Архивный отдел

Адрес: 655017, г. Абакан, ул. Щетинкина,10

Тел. (3902) 22-83-07

 Космынина Юлия Васильевна, начальник отдела

Имеет два высших образования: Хакасский государственный университет им. Н.Ф. Катанова, институт филологии - немецко-английское отделение; Алтайский государственный университет,  исторический факультет по специальности историк-архивист. Работала в Комитете по делам архивов при Правительстве Республики Хакасия.

Основные задачи отдела:

-обеспечение сохранности и учета документов, подлежащих постоянному и временному хранению;

-комплектование Отдела документами архивного фонда муниципального образования город Абакан и иными архивными документами в соответствии с законодательством;

-обеспечение условий для использования архивных документов в интересах общества и граждан.

Функции Отдела:

-осуществляет формирование и содержание муниципального архива;

-осуществляет хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов:

-органов местного самоуправления, муниципального архива, музея, библиотек города Абакана;

-муниципальных организаций города Абакана;

-являющихся муниципальной собственностью и переданных на хранение в Отдел;

-юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных в установленном порядке в муниципальную собственность, в том числе личного характера;

-по личному составу, поступивших в установленном порядке;

 -печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих архивные фонды;

-других материалов, необходимых для осуществления деятельности Отдела;

-принимает от юридических и физических лиц на хранение архивные документы в порядке и на условиях заключенных договоров между собственником документов и Администрацией города Абакана;

-проводит мероприятия по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности (в том числе  соблюдение охранного и противопожарного режимов, внедрение в практику рациональных способов хранения документов);

-ведет в установленном порядке учет документов, хранящихся в Отделе;

-составляет и ведет в установленном порядке списки источников комплектования муниципального архива, организует отбор, упорядочение, передачу и прием архивных документов на хранение;

-оказывает организационную и методическую помощь источникам комплектования, юридическим и физическим лицам в сохранении, комплектовании и использовании архивных фондов, в том числе:

-ведет в установленном порядке учет документов, хранящихся в архивах источников комплектования муниципального архива;

-согласовывает описи дел по личному составу ликвидированных организаций;

-изучает и обобщает практику работы архивов, делопроизводственных служб и распространяет их положительный опыт;

-проводит совещания, семинары, консультации по вопросам организации и методики работы с документами;

-разрабатывает и реализовывает мероприятия по улучшению работы архивов, организации документов в делопроизводстве;

-обеспечивает информирование юридических и физических лиц и использование архивных документов для удовлетворения прав граждан и организаций на архивную информацию;

-информирует о составе и содержании документов, хранящихся в Отделе;

-организует работу пользователей с документами, изготовление архивных копий документов по их запросам, подготовку выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикаторскую деятельность;

-исполняет запросы юридических и физических лиц по архивным документам, выдачу архивных справок, архивных выписок, архивных копий, уведомлений о пересылке запроса в другие органы местного самоуправления, органы государственной власти и организации, уведомлений об отсутствии запрашиваемых архивных документов (сведений), иных документов, рассмотрение заявлений, предложений, жалоб, прием граждан;

-создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам, автоматизированные информационно-справочные системы, базы данных, архивные справочники о составе и содержании документов;

-обеспечивает реализацию отдельных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории города Абакана

-готовит проекты муниципальных правовых актов города Абакана, иные документы по вопросам компетенции Отдела;

-обеспечивает выполнение иных функций, предусмотренных законодательством Российской Федерации, Республики Хакасия, муниципальными правовыми актами города Абакана.